無(wú)論是工作、溝通還是記事發(fā)消息，郵件是個(gè)很重要的通訊工具。很多企業(yè)都還在用郵件來(lái)傳遞消息，那么你知道如何寫(xiě)出高級(jí)的英語(yǔ)商務(wù)郵件嗎?這也可能是BEC商務(wù)英語(yǔ)考試考察的知識(shí)。如果你還不清楚，就來(lái)看看下面這些內(nèi)容吧。

1-親切自然

可以用We就不要用You

每一封email往來(lái)，都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫(xiě)商業(yè)e-mail就應(yīng)該用「生意腔」，于是把本來(lái)有感情基礎(chǔ)的e-mail寫(xiě)得官樣。

把每次e-mail往來(lái)當(dāng)成是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談，只不過(guò)交談的介面是e-mail。用我/我們做主詞，這樣才能讓email讀起來(lái)熱情、友善，像朋友交談那樣簡(jiǎn)單自然，親切又人性化。

官樣e-mail：Your mail has been received.

親切e-mail：I have received your mail.

官樣e-mail：Your complaint is being looked into.

親切e-mail：We are looking into your complaint.

官樣e-mail：You will receive your computer by next week.

親切e-mail：We are happy to have your order. We shipped it by July 21.

2-一針見(jiàn)血

可以清楚就不要模糊

寫(xiě)email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說(shuō)visit，不要刻意用自以為正式但其實(shí)意思模模糊糊的字。

模糊字：contact

清楚字：call/write/visit

模糊字：soon

清楚字：by March 15

3-言簡(jiǎn)意賅

可以一個(gè)字就不要兩個(gè)字

大部分商業(yè)人士，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。與主題無(wú)關(guān)或者無(wú)助于e-mail目的之內(nèi)容，請(qǐng)毫不留情的舍棄。

冗長(zhǎng)句：The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.

精簡(jiǎn)句：The paper jam destroyed the copy machine.

冗長(zhǎng)句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

精簡(jiǎn)句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

4-詞匯樸實(shí)

用對(duì)方看得懂的關(guān)鍵字

每個(gè)行業(yè)都有自己的行話，寫(xiě)e-mail時(shí)要確定別人懂不懂你的行話，也盡量不用華麗詞藻。西方人習(xí)慣使用樸實(shí)的語(yǔ)言。

迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

樸實(shí)句：We hope to have the opportunity to work with you inthe future.

迂回句：The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

樸實(shí)句：Supply determines demand.

5-技巧表達(dá)

讓人覺(jué)得you're helpful

同樣一件事說(shuō)法不同，得到回應(yīng)就不同，有技巧的說(shuō)法讓人樂(lè)于為你效勞。

拙劣說(shuō)法：In order to complete the claim you made, simply…

漂亮說(shuō)法：To complete your transaction,…

拙劣說(shuō)法：We want to get our check.

漂亮說(shuō)法：To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.

6-起好標(biāo)題

起一個(gè)專業(yè)的信件標(biāo)題

也許很多人沒(méi)有意識(shí)到，e-mail的標(biāo)題是很重要的一部分，郵件給對(duì)方的第一印象就是透過(guò)標(biāo)題來(lái)完成。如果標(biāo)題沒(méi)有內(nèi)容，看起來(lái)像群組垃圾郵件，命運(yùn)就是直接進(jìn)入垃圾桶。

不專業(yè)標(biāo)題：How are you?

專業(yè)標(biāo)題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

不專業(yè)標(biāo)題：Can we work together?

專業(yè)標(biāo)題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity

寫(xiě)英文郵件的3個(gè)不要

1-不要 Laid- back 隨意

Case 1: “btw, need u 2 sign tom. thx.”(順便說(shuō)一下，明天需要你簽個(gè)名。)

寫(xiě)email用字太隨意會(huì)造成以下印象：

你不夠?qū)I(yè)或者沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待此次談話;

你太忙，沒(méi)有時(shí)間說(shuō)清楚自己的要求;

別人不知道你到底想干什么。所有商業(yè)活動(dòng)都需要認(rèn)真對(duì)待，不管身處什么環(huán)境，都要花時(shí)間來(lái)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)慕涣鳌?/p>

2-不要 !!!充滿了驚嘆號(hào)

Case 2: “It was a pleasure meeting you yesterday!! Looking forward to our next encounter! Take care!”(昨天見(jiàn)到你很高興!!期待下次再見(jiàn)!保重!)

在商業(yè)書(shū)信中，有時(shí)使用驚嘆號(hào)是必要的，可以傳達(dá)出熱烈的情感和良好的禮儀。不過(guò)，過(guò)分使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)就會(huì)適得其反了。就像上面提到的這句話一樣，濫用驚嘆號(hào)來(lái)表達(dá)積極情感反而會(huì)讓人覺(jué)得詭異和不受歡迎。

3-不要 Over-simplified主旨過(guò)度簡(jiǎn)化

Case 3: Subject: Meeting(主題：開(kāi)會(huì))

想一下，一個(gè)職場(chǎng)人每天收到幾封email。再想一下，有多少封email中會(huì)帶有“開(kāi)會(huì)”這個(gè)關(guān)鍵字。email中的主旨欄是一種過(guò)濾機(jī)制，讓收件人可以有效地區(qū)分每封email主旨內(nèi)容。千萬(wàn)不要在主旨欄中含糊其辭，你有責(zé)任把正文內(nèi)容提綱挈領(lǐng)地展示在email主題欄中。

請(qǐng)牢牢記住以上三大email忌諱，讓email更專業(yè)，不但能為自己及公司建立好形象、還能讓人收到了馬上就想回信。

關(guān)于郵件的職場(chǎng)Tips：

*To&CC發(fā)送，抄送對(duì)象一定要分清。

To: 需要直接對(duì)郵件進(jìn)行回復(fù)、采取后續(xù)動(dòng)作的人

CC(carbon copy): 只需要知曉郵件內(nèi)容、不需要對(duì)郵件做出回復(fù)或采取后續(xù)行動(dòng)的人

*巧用郵件群組，避免發(fā)送對(duì)象太多，增加讀者閱讀負(fù)擔(dān)。

*使用郵件系統(tǒng)“群發(fā)單顯”功能(實(shí)際效果類似于BCC, 即密抄，blind carbon copy)，以保護(hù)公司及客戶隱私。

* 給女性寫(xiě)信時(shí)，不管對(duì)方是否已婚，除非對(duì)方堅(jiān)持用Mrs. 這一稱呼，一般都用Ms. 來(lái)稱呼對(duì)方。

* 如果不清楚收件人的名字、性別即身份，可以用To Whom It May Concern (致相關(guān)人士) 來(lái)代替

* 如果跟收件人關(guān)系比較親密，則可以在Hi、Hello或者Hey后面寫(xiě)上對(duì)方的名字并加一個(gè)逗號(hào)(，)：

Hi Tom,

Hello Aaron,

Hey Henry,

怎么樣?看了上面的內(nèi)容大家是不是對(duì)商務(wù)職場(chǎng)中的英文郵件部分有了更深的了解呢?大家學(xué)習(xí)這些知識(shí)除了可以在商務(wù)環(huán)境中用到，還可能在BEC商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中碰到，所以一定要學(xué)好哦!